Privacyverklaring Claeren HRM

Privacyverklaring Claeren HRM

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op: 10 december 2018.

Wie zijn wij?

Claeren HRM heeft als kernactiviteit het bijstaan van werkgevers bij hun wettelijke taken die zij hebben op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, het Arbeidsomstandighedenbesluit en de Wet verbetering poortwachter. Bij deze dienstverlening aan klanten verwerken we een veelheid van persoonsgegevens van jou als werknemer.

Onze contactgegevens zijn:

  • Telefoon:             073 – 303 30 25
  • E-mail:                 hrm@claeren.nl
  • Website:              www.claeren.nl
  • Bezoekadres:       Parklaan 21 E, 5211 JJ ‘s-Hertogenbosch
  • Postadres:           Postbus 1900, 5200 BX ’s-Hertogenbosch

Wij hebben ter bescherming van jouw persoonsgegevens en ter interne controle van ons beleid een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. De contactgegevens van onze functionaris gegevensbescherming zijn:

  • Naam:                  Mitchell Hendriks
  • Telefoon:             073 – 303 30 25
  • E-mail:                 privacy@claeren.nl
  • Postadres:           Postbus 1900, 5200 BX ’s-Hertogenbosch

Waarom deze privacyverklaring?

Wij zijn ervoor verantwoordelijk om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen en op een verantwoordelijke manier daarmee om te gaan. Wij moeten daarbij voldoen aan de eisen van de privacyregelgeving. Wij willen transparant zijn over de soorten gegevens die wij verwerken, de doelen voor de verwerking, met wie we gegevens delen, van wie wij deze gegevens verkrijgen, en welke rechten je hebt ten aanzien van je eigen gegevens. In de privacyverklaring informeren wij je hierover.

Heb je na het lezen van dit document nog vragen? Neem dan contact met ons op.

Welke gegevens verwerken wij?

Het is mogelijk dat wij persoonsgegevens van jou verwerken. Wij verwerken (mogelijk) ‘gewone’ en ‘bijzondere’ persoonsgegevens.

Wij verwerken (mogelijk) de volgende ‘gewone’ persoonsgegevens van jou:

  • Naam, adres en woonplaats;
  • Telefoonnummer en e-mail;
  • Geboortedatum en geslacht;
  • Gegevens over jouw dienstverband, zoals beroep/functie, salaris en personeelsnummer.

Daarnaast verwerken wij (mogelijk) ‘bijzondere’ persoonsgegevens van jou, bijvoorbeeld gegevens over jouw gezondheid. Wij verwerken (mogelijk) de volgende ‘bijzondere’ persoonsgegevens van jou:

  • Jouw eventuele verpleegadres;
  • De (vermoedelijke) duur van jouw ziekteverzuim;
  • Lopende afspraken over je werkzaamheden tussen jou en jouw werkgever;
  • Of je onder een van de zogenaamde vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (niet: welke specifieke vangnetbepaling);
  • Of jouw ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • Jouw arbeids(on)geschiktheid.

Hoe komen wij aan jouw gegevens?

Wij ontvangen jouw persoonsgegevens van jouw werkgever. Jouw werkgever voert jouw persoonsgegevens in ons verzuimregistratiesysteem. Daarnaast ontvangen wij (eventueel) van een arbo-kerndeskundige (zoals de bedrijfsarts) persoonsgegevens.

Met welk doel verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw ‘gewone’ persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het begeleiden van jouw ziekteverzuim;
  • Het opnemen van contact met jou;
  • Jouw werkgever adviseren over (mogelijke) interventies en maatregelen;
  • Jouw werkgever adviseren over re-integratie en ziekteverzuim;
  • Jou de mogelijkheid bieden om een arbo-kerndeskundige (waaronder een bedrijfsarts) te raadplegen;
  • Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) te informeren;
  • De verzuimverzekeraar van jouw werkgever informeren.

Wij verwerken jouw ‘bijzondere’ persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het begeleiden van jouw ziekteverzuim;
  • Het uitvoeren van arbeidsgezondheidskundig onderzoek door de arbo-kerndeskundige;
  • Het uitvoeren van aanstellingskeuringen door de arbo-kerndeskundige;
  • Jou de mogelijkheid bieden om een arbo-kerndeskundige (waaronder een bedrijfsarts) te raadplegen;
  • Jouw werkgever informeren, zodat deze beslissingen kan nemen over door betaling van jouw loon en begeleiding van jouw verzuim;
  • Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) te informeren;
  • De verzuimverzekeraar van jouw werkgever informeren.

Op basis waarvan verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw ‘gewone’ persoonsgegevens op basis van een van de volgende grond: het uitvoeren van een overeenkomst voor arbodienstverlening. Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, het Arbeidsomstandighedenbesluit en de Wet verbetering poortwachter heeft jouw werkgever diverse verplichtingen ten aanzien van ziekteverzuim van werknemers. Jouw werkgever is onder andere verplicht zich te laten bijstaan voor ziekteverzuimbegeleiding. Daarom heeft jouw werkgever is met ons een overeenkomst aangegaan om zich te laten begeleiden bij ziekteverzuim.

Wij verwerken ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens van jou. In principe is het verboden om ‘bijzondere’ persoonsgegevens te verwerken. Hoe kan het dan toch dat wij deze gegevens verwerken? Dat komt omdat er een uitzondering van toepassing is op het verbod. Daarom mogen wij jouw ‘bijzondere’ persoonsgegevens toch verwerken. Zoals gezegd hebben jouw werkgever en Claeren HRM diverse verplichtingen ten aanzien van ziekteverzuim van werknemers op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, het Arbeidsomstandighedenbesluit en de Wet verbetering poortwachter hebben. Deze wettelijke verplichtingen zorgen ervoor dat verwerking van jouw ‘bijzondere’ persoonsgegevens toch is toegestaan.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is. Ook bewaren wij jouw gegevens niet langer dan is toegestaan. Wij verwijderen jouw gegevens als de bewaartermijn daarvoor is verstreken. Wij verwijderen jouw gegevens ook als het doel waarvoor wij jouw gegevens verwerken is bereikt.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor jouw gegevens:

  • Jouw persoonsgegevens met betrekking tot het medische dossier worden 15 jaar bewaard. Dit doen we ten behoeve van controle en ziekteverzuimbegeleiding. Deze termijn is de maximale termijn die de wet toestaat;
  • Jouw overige persoonsgegevens worden 2 jaar bewaard. Deze termijn is de maximale termijn die de wet toestaat.

Als wij de persoonsgegevens toch langer bewaren, dan stellen wij je hiervan op de hoogte. Wij zullen dan ook uitleggen waarom we jouw persoonsgegevens langer bewaren.

Welke rechten heb je?

Je hebt specifieke rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je hebt de volgende rechten:

  • Weten of wij jouw persoonsgegevens verwerken;
  • Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
  • Informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Bezwaar maken tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens;
  • Aanpassing van jouw persoonsgegevens als deze (mogelijk) onjuist zijn;
  • Aanvulling van jouw persoonsgegevens als deze (mogelijk) onvolledig zijn;
  • Beperking van de verwerking jouw persoonsgegevens;
  • Verwijdering (wissen) van jouw persoonsgegevens;
  • Overdracht van jouw persoonsgegevens aan jezelf of aan een andere organisatie op jouw verzoek;
  • Overleg met onze functionaris gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring);
  • Beantwoording vragen over de inhoud van deze privacyverklaring.

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen (zie de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring). Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat wij zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Wij zullen binnen één maand van ontvangst van je verzoek reageren op welke wijze we gevolg hebben gegeven (of gaan geven) aan jouw verzoek. Afhankelijk van de ingewikkeldheid en aantal verzoeken, kan deze termijn nogmaals met twee maanden worden verlengd. Ook hierover zullen we je binnen één maand na ontvangst informeren.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang, met name omdat wij ook gevoelige persoonsgegevens verwerken. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Aan wie verstrekken wij jouw gegevens?

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen wij wel doen als je ons daarvoor toestemming hebt gegeven, als wij daartoe verplicht zijn op grond van de wet, als nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij betrokken bent, of als wij daartoe een gerechtvaardigd belang hebben.

In sommige gevallen verstrekken wij jouw gegevens wel aan anderen. Voor de uitvoering van onze bedrijfsvoering en afhankelijk van onze dienstverlening ten behoeve van jouw werkgever, verstrekken wij jouw persoonsgegevens in ieder geval aan:

  • De arbo-kerndeskundigen, zoals de bedrijfsarts, een hogere veiligheidskundige, de arbeidshygiënist, een arbeids- en organisatiedeskundige;
  • Andere partijen die betrokken zijn bij het herstel en/of re-integratie (zoals re-integratiebedrijven, psychologen en mediators);
  • Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV);
  • De verzuimverzekeraar van jouw werkgever;
  • De beheerder van ons verzuimregistratiesysteem.

Met derde partijen aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken en die onder onze verantwoordelijkheid jouw persoonsgegevens verwerken, sluiten wij schriftelijke overeenkomsten. In deze overeenkomsten worden afspraken gemaakt ter bescherming van jouw persoonsgegevens. Zo zorgen wij er voor dat derde partijen voor doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken jouw persoonsgegevens verwerken.

Ben je het niet eens met onze werkwijze?

Ben je het niet eens met de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken of omgaan met jouw rechten? Neem dan in ieder geval contact met ons op via onze functionaris gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).

Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl lees je hoe je een klacht moet indienen.

Wijziging van deze privacyverklaring

Het kan voorkomen dat wij deze privacyverklaring in de toekomst wijzigen. Op onze website vind je steeds de meest actuele verklaring.

+38

Wie zijn onze risicobeheersers?

‘Risicobeheersers’ is het begrip dat onze expertise het beste tot uitdrukking brengt. De risico’s die u loopt, zowel zakelijk als privé, maken wij inzichtelijk en beheersbaar. Benieuwd wie we zijn?

Ons team