Klachtenreglement Claeren HRM

Klachtenreglement Claeren HRM

De Operationeel Directeur van Claeren HRM B.V.

overwegende dat het, in verband met een goede bedrijfsvoering, wenselijk is een regeling te treffen voor de indiening en behandeling van klachten omtrent de dienstverlening van Claeren HRM B.V.;

BESLUIT:

1. Definities

Artikel 1: Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • Claeren HRM B.V. 

Statutair gevestigd in ‘s-Hertogenbosch;

  • De Operationeel Directeur

De Operationeel Directeur van Claeren HRM B.V.;

  • Een klacht

Een schriftelijke of mondelinge uiting van ongenoegen over de dienstverlening die door of via Claeren HRM B.V. heeft plaatsgevonden.

  • De klager

Degene die bij Claeren HRM B.V. een klacht indient of diens gemachtigde.

2. Klachtrecht

Artikel 2: Klachtrecht

  • Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop Claeren HRM B.V. – of personen die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van Claeren HRM B.V. – zich jegens hem heeft gedragen, een klacht in te dienen bij Claeren HRM B.V..
  • De bevoegdheid tot behandeling van de klacht ligt bij de direct leidinggevende onder wie de directe verantwoordelijkheid de gedraging heeft plaatsgevonden.
  • Klachten worden behandeld met inachtneming van paragraaf 4, 5 of 6.

3. Indienen van klachten

Artikel 3: Indiening van klachten

1. Een klaagschrift is leesbaar opgesteld in de Nederlandse taal, ondertekend door de klager en bevat ten minste:

  • De naam en het adres van de klager;
  • De dagtekening
  • Een omschrijving van de gedragingen, waartegen de klacht zich richt.

2. Een mondelinge klacht wordt ingediend bij de werknemers die bij de gedragingen betrokken is geweest, diens direct leidinggevende of een andere werknemer.

3. De mondelinge klacht wordt zo mogelijk direct afgehandeld, onverminderd het recht van de klager alsnog deze schriftelijk in te dienen.

4. Zodra de Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM onder wiens verantwoordelijkheid de klacht valt, naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van het vervolg van dit reglement, met uitzondering van artikel 9.

4 Behandeling van klaagschriften

Artikel 4: Toezending aan de Manager Claeren HRM; ontvangstbevestiging

  • De ontvanger van de klacht zendt een afschrift van de schriftelijke klacht en de daarbij behorende stukken aan de Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM direct leidinggevende, onder wiens verantwoordelijkheid de gedraging valt.
  • De Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM beantwoordt schriftelijk de klacht, dan wel stuurt een bevestiging van ontvangst ervan, binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht.

Artikel 5: Termijn van behandeling

  • De Operationeel Directeur ofde Manager Claeren HRM handelt de klacht binnen twee weken na ontvangst van de klacht af.
  • De Operationeel Directeur kan vanwege bijzondere omstandigheden de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, onder vermelding van de reden van vertraging in de klachtenafhandeling en de nieuwe termijn waarbinnen de afhandeling van de klacht naar verwachting zal kunnen plaatsvinden.

Artikel 6: Afhandeling niet door beklaagde

De behandeling van het klaagschrift geschiedt door een persoon die niet betrokken is geweest bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft.

Artikel 7: Niet ontvankelijkheid klacht

De Operationeel Directeur is niet verplicht een klacht in behandeling te nemen indien:

1. Eenduidig vaststaat dat niet Claeren HRM B.V. – of een organisatie dan wel een persoon die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van Claeren HRM B.V.-, maar een derde partij onderwerp van de klacht is.

  • De klacht betrekking heeft op een gedraging die reeds eerder met inachtneming van een voor Claeren HRM B.V. geldende klachtenregeling is behandeld;
  • De klacht betrekking heeft op een gedraging die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
  • De klacht betrekking heeft op een gedraging die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is dan wel onderworpen is geweest;
  • Ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is;
  • De klacht niet de elementen bevat zoals bedoeld in artikel 3, eerste lid, waarbij de klager gedurende een redelijke termijn de gelegenheid heeft gehad het klaagschrift aan te vullen.

2. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht, schriftelijk in kennis gesteld, onder vermelding van de redenen die hebben geleid tot het niet in behandeling nemen.

Artikel 8: Horen klager en beklaagde

  • Indien de klager dit wenst, zal de Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid stellen te worden gehoord. Plaats en tijdstip van de hoorzitting worden door de Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM bepaald.
  • Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, hebben recht op inzage in alle relevante stukken die betrekking hebben op de klacht. Uitzondering zijn stukken waarop het medisch geheim van toepassing is en vertrouwelijke stukken met betrekking tot werknemers. Plaats en tijdstip van de ter inzage legging worden door de Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM bepaald. Op verzoek kunnen zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft kosteloos afschriften krijgen van deze stukken.
  • De klager en degene over wiens gedraging wordt geklaagd, kunnen voor eigen rekening getuigen en deskundigen meebrengen.
  • Van het horen wordt een verslag gemaakt, dat door de Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM wordt toegestuurd aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

Artikel 9: Bevindingen

  • Indien de klager of degene over wiens gedraging wordt geklaagd niet voldoen aan het verzoek van de Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM te verschijnen, inlichtingen te geven, stukken over te leggen of anderszins mee te werken aan het onderzoek, handelt de Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM de klacht af op basis van de beschikbare gegevens.
  • De Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die zij daaraan verbindt.
  • Indien de klager niet tevreden is over de afhandeling van de klacht, dan kan dit bij de kantonrechter aanhangig worden gemaakt.

5. Klachten omtrent medische handelwijze

Artikel 10: Klachten omtrent medische handelwijze

Indien de klacht betrekking heeft op het gedrag of de handelwijze van de arts met betrekking tot strikt medische aangelegenheden, geldt in afwijking van hetgeen in paragraaf 4 is vermeld het volgende:

  • De Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM zendt een afschrift van de klacht naar de bedrijfsarts.
  • De bedrijfsarts kan een onderzoekscommissie instellen bestaande uit drie leden. De Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM maakt altijd deel uit van deze commissie.
  • De bedrijfsarts stelt een advies op ten behoeve van de Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM met in achtneming van artikel 8, met dien verstande dat klager en de betrokken arts niet door de Operationeel Directeur maar door de bedrijfsarts dan wel de onderzoekscommissie worden gehoord.
  • De Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die zij daaraan verbindt.
  • Indien de klager niet tevreden is over de afhandeling van de klacht, dan kan dit bij de kantonrechter aanhangig worden gemaakt.

6. Klachten omtrent inzet van derden onder verantwoordelijkheid van Claeren HRM B.V.

Artikel 11: Klachten omtrent de inzet van derden onder verantwoordelijkheid van Claeren HRM B.V.

Indien de klacht betrekking heeft op het gedrag of de handelwijze van een samenwerking- en/of contractpartner van Claeren HRM B.V., geldt in afwijking van hetgeen in paragraaf 4 is vermeld het volgende:

  • De Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM zendt een afschrift van de klacht naar de samenwerking- en/of contractpartner.
  • De Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM van de samenwerking- en/of contractpartner zal een nader onderzoek instellen, waarbij de de Manager Claeren HRM van Claeren HRM B.V. direct betrokken is.
  • De samenwerking- en/of contractpartner stelt een advies op ten behoeve van de Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM van Claeren HRM B.V., met in acht neming van artikel 8.

7. Registratie

Artikel 12: Registratie

  • De Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM draagt zorg voor de registratie en archivering van de ontvangen klachten.
  • De Operationeel Directeur of de Manager Claeren HRM stelt jaarlijks een rapport op over aantal en aard van de klachten alsmede over de in het kader van de klachtenafhandeling genomen maatregelen.

8. Publicatie

Artikel 13: Publicatie

Het klachtenreglement is te downloaden van de website van Claeren HRM B.V.: www.claeren.nl

9. Slotbepalingen

Artikel 14: Slotbepalingen

  • Deze regeling treedt in werking met ingang 1 oktober 2018.
  • Deze regeling kan worden aangehaald als “Klachtenreglement Claeren HRM B.V.”.
+41

Wie zijn onze risicobeheersers?

‘Risicobeheersers’ is het begrip dat onze expertise het beste tot uitdrukking brengt. De risico’s die u loopt, zowel zakelijk als privé, maken wij inzichtelijk en beheersbaar. Benieuwd wie we zijn?

Ons team